Mahngebühren, Verzugszinsen, Inkassokosten — wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, steigen die Kosten schnell an. Doch nicht alles, was Gläubiger und Inkassounternehmen berechnen, ist auch erlaubt. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Kosten zulässig sind, wann Sie zu viel zahlen und wie Sie sich wehren können.
Das Wichtigste in Kürze
- Die erste Mahnung muss in der Regel kostenfrei sein
- Mahngebühren dürfen maximal 2,50–3,00 € pro Mahnung betragen
- Verzugszinsen für Verbraucher: maximal 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB)
- Inkassogebühren sind an die 1,3-fache Geschäftsgebühr nach RVG gebunden
- Überhöhte Forderungen können Sie mit unserem Inkasso-Kosten-Prüfer überprüfen
Wann geraten Sie in Verzug?
Rechtlich befinden Sie sich im Verzug (§ 286 BGB), wenn:
- Eine Rechnung fällig ist und Sie nicht zahlen
- Der Gläubiger Sie gemahnt hat (mindestens einmal) — oder
- 30 Tage nach Zugang der Rechnung vergangen sind, ohne dass Sie gezahlt haben (§ 286 Abs. 3 BGB — gilt für Verbraucher nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde)
Wichtig: Vor dem Verzug darf der Gläubiger grundsätzlich keine zusätzlichen Kosten berechnen — weder Mahngebühren noch Zinsen.
Mahngebühren: Was ist erlaubt?
Erste Mahnung
Die erste Mahnung dient dazu, den Schuldner an die Zahlung zu erinnern und in Verzug zu setzen. Sie muss grundsätzlich kostenfrei sein. Der Grund: Die Kosten für eine einfache Mahnung (Brief, Porto) sind so gering, dass sie nicht als erstattungsfähiger Schaden gelten.
Weitere Mahnungen
Ab der zweiten Mahnung kann der Gläubiger Mahnkosten berechnen — allerdings nur die tatsächlich entstandenen Kosten. Die Rechtsprechung akzeptiert in der Regel:
| Mahnkosten | Zulässig |
|---|---|
| Erste Mahnung | Kostenfrei |
| Zweite und weitere Mahnungen | Max. 2,50–3,00 € pro Mahnung |
| Maximale Anzahl erstattungsfähiger Mahnungen | In der Regel 3 |
| Maximale Mahnkosten insgesamt | Ca. 5,00–7,50 € |
Vorsicht: Viele Unternehmen berechnen 5–15 € pro Mahnung. Das ist in den meisten Fällen zu viel und kann beanstandet werden.
Verzugszinsen: Was ist erlaubt?
Verzugszinsen werden ab dem Tag des Verzugs berechnet. Die Höhe ist gesetzlich geregelt:
Für Verbraucher (§ 288 Abs. 1 BGB)
Maximaler Zinssatz: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte
Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgelegt. Stand 2026:
| Zeitraum | Basiszinssatz | Max. Verzugszins (Verbraucher) |
|---|---|---|
| 01.01.2026 – 30.06.2026 | 3,12 % | 8,12 % |
Rechenbeispiel
Offene Forderung: 1.000 €, 3 Monate im Verzug, Basiszinssatz 3,12 %:
Verzugszinsen = 1.000 € × 8,12 % × (3/12) = 20,30 €
Wenn ein Inkassounternehmen für 3 Monate Verzug z. B. 85 € Zinsen berechnet, ist das mehr als das Vierfache des erlaubten Betrags.
Inkassogebühren: Was darf ein Inkassounternehmen berechnen?
Seit der Reform des Inkassorechts am 01.10.2021 gelten strengere Regeln. Inkassogebühren sind an das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) gebunden:
| Hauptforderung | Max. Inkassogebühr (1,3-fach) |
|---|---|
| Bis 500 € | 58,50 € |
| Bis 1.000 € | 97,50 € |
| Bis 2.000 € | 136,50 € |
| Bis 3.000 € | 175,50 € |
| Bis 5.000 € | 253,50 € |
Zusätzlich erlaubt: Auslagenpauschale von 20 % der Gebühr (max. 20 €) und Porto.
Nicht erlaubt: „Bearbeitungsgebühren“, „Adressermittlungskosten“ (max. 2,50 € real), „Kontoführungsgebühren“ und andere erfundene Posten.
Wann sind Forderungen überhöht? Typische Beispiele
Häufig überhöht
- Mahngebühren von 10–25 € pro Mahnung
- „Bearbeitungsgebühr“ von 50–100 €
- Adressermittlungskosten von 15–30 €
- Zinsen von 12–15 % pro Jahr
- Doppelte Inkassobeauftragung
Tatsächlich erlaubt
- Mahnkosten von max. 2,50–3 €
- Keine Bearbeitungsgebühr
- Adressermittlung: max. 2,50 € (real)
- Zinsen: Basiszins + 5 % (ca. 8,12 %)
- Eine 1,3-fache Geschäftsgebühr nach RVG
Was tun bei überhöhten Forderungen?
- Forderung prüfen: Nutzen Sie unseren Inkasso-Kosten-Prüfer für eine schnelle Ersteinschätzung
- Widerspruch einlegen: Erstellen Sie einen Widerspruch mit unserem Musterbrief-Generator
- Überhöhte Posten ablehnen: Zahlen Sie nur den berechtigten Teil — teilen Sie dem Gläubiger schriftlich mit, welche Posten Sie anerkennen und welche nicht
- Professionelle Hilfe: Bei komplexen Fällen oder mehreren überhöhten Forderungen kontaktieren Sie uns
Verjährung: Wann müssen Sie gar nicht mehr zahlen?
Forderungen verjähren in Deutschland grundsätzlich nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.
Beispiel: Eine Rechnung aus März 2023 verjährt am 31. Dezember 2026.
Achtung: Die Verjährung wird unterbrochen durch:
- Einen Mahnbescheid vom Gericht
- Eine Klage
- Ein Anerkenntnis Ihrerseits (z. B. eine Teilzahlung oder die schriftliche Bestätigung der Schuld)
Ein einfacher Inkassobrief unterbricht die Verjährung nicht.
Häufige Fragen
Sie sind nicht verpflichtet, auf einen Inkassobrief zu antworten. Aber: Wenn Sie nicht reagieren, kann der Gläubiger einen Mahnbescheid beim Gericht beantragen. Wenn Sie diesem nicht innerhalb von 2 Wochen widersprechen, wird er rechtskräftig — und der Gläubiger kann pfänden. Deshalb: nicht ignorieren, aber auch nicht blind zahlen.
Ja, wenn ein rechtskräftiger Titel (Mahnbescheid, Urteil) vorliegt, ist eine Pfändung tatsächlich möglich. Ohne Titel ist eine Pfändungsdrohung jedoch irreführend — ein Inkassounternehmen kann ohne Gerichtstitel nicht pfänden.
Ja. Sie können die Hauptforderung anerkennen und die überhöhten Nebenkosten schriftlich bestreiten. Zahlen Sie den anerkannten Teil und legen Sie gegen den Rest Widerspruch ein. Nutzen Sie unseren Musterbrief-Generator dafür.
Überhöhte Forderung erhalten?
Schicken Sie uns den Brief per WhatsApp — wir prüfen die Forderung kostenlos für Sie.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Stand: April 2026.